2017年01月09日

私のテンプレ生活

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仕事をしていて何が面倒ってメールだ。電話ほど直接的に仕事の流れをぶった切ることはなくても、来てしまえば気になるし、それよりなにより返信は迅速な方がいいよね。今日は私が使っているメールテンプレのおはなし(長文)。

この仕事をしていてメールといえば、9割以上は仕事の打診メール。翻訳会社から個人のお客様まで、「これ翻訳できますか?」とやってくる。

(1) さっとメールを読んでみて、明らかにスケジュールが合わない場合は実際の原稿に目を通す必要すらないのでラクちん。その場で「ごめんなさい」メールを出す。

スケジュールは大丈夫そう。そう思ったら原稿を見る。「あ、これ興味ないな」と思ったらその場で「ごめんなさい」メール。どなたか他の、その原稿に興味があるか、またはその分野が得意な翻訳者さんにお仕事が回ることを祈る(だってその方が、よりよい品質の訳文をお客様にお届けできるでしょ)。

(2) スケジュールは大丈夫そう。原稿もおもしろそう。お仕事受けよう。そう思ったら「対応できます」メールを出す。

(3) スケジュールは微妙だけど原稿おもしろそう。そう思ったら「XX日XX時までお時間いただければ対応できるのですが」と交渉メールを出す。

こんな風に打診が来てすぐに案件の内容を確認できればいいけれど、出先で打診メールが来るときもある。

明らかにスケジュールが合わない場合は、その場で「ごめんなさい」メールを出す。

(4) スケジュールは大丈夫そう。自宅に戻ってから原稿見て検討したい。そう思ったら「XX時に帰宅予定で、それから検討してすぐにお返事します」メールを出す。「もし翻訳者の確保をお急ぎでしたら今回は見送ります」の一言も忘れずに。

(5) スケジュールは大丈夫そう。自宅に戻ってから原稿見て検討したい。でも打診来た時間遅いし私も帰宅が遅くなりそう。そう思ったら「XX時に帰宅予定で、それから検討して明朝までにお返事します」メールを出す。「もし翻訳者の確保をお急ぎでしたら今回は見送ります」の一言も忘れずに。

先方から「じゃあ今回は残念ですが」と言われたらそれまで。「お返事お待ちしています!ぜひご検討を!」を言われたら次のステップへ。

(6) 帰宅後検討して、お仕事受けられそうなら「返信待っててくれてありがとう。対応OKです」メールを出す。

(7) ダメそうなら「返信までお時間いただいちゃってごめんなさいなのですが、今回は対応NGです」メールを出す。

スケジュールは微妙だけど原稿おもしろそう。そう思ったら「XX日XX時までお時間いただければ対応できるのですが」と交渉メールを出す。

番外編として・・・

(8) たまに「こんな感じの案件なんです。できます?」と原稿を添付せずに打診してくるコーディネータさんがいるので、その時には「原稿見てから検討します」メールを出す。

(9) たまに「まだ受注してないので詳細不明ですけど、対応できます?」となんとも答えようのない打診をしてくるコーディネータさんがいるので、その時には「ご発注の準備を整えられたらまたご相談ください」メールを出す。

ここまで書いたメールはそれぞれがテンプレになっていて、ほとんどが宛名を変えるだけで送信OK。手間がかかる場合でも、例えば帰宅時間を「XX時」から「20時」に直せばそのまま送れるようになっている。ここで書いていないテンプレをあわせると、今のところ状況に合わせて20種類くらいあるかな。

ちなみに、よくやりとりする担当者名は「〜社〜様」をひらがな数文字で単語登録。挨拶フレーズ「いつも大変お世話になっております。〜です。」は、私の場合「いつもた」で単語登録。変換すると挨拶文が完成。

(10) 以上とは別に、それぞれの取引先に対するお仕事の納品メールテンプレも作ってある。それぞれの取引先で納品のお作法が異なるので、伝える情報も異なるからね。テンプレを使えば件名と本文中の案件関連情報を変更するだけで送信準備OK。担当者名はそれぞれの案件の担当者名に変更するけど、もし変更し忘れてしまった場合にも失礼がないように「ご担当者様」としておけば安心。

これでたいていのメールは、数クリックとちょいアレンジであっという間に返信が可能。翻訳会社からのメールもほとんど全てテンプレだからテンプレの送り合いっこ(笑)。ま、伝えるべき情報が迅速かつ正確に伝わるのが最優先だよね。

テンプレ作る時にきちんと見直せばそれ以降誤字脱字を心配する必要もないし、一度作っちゃえばラクラク〜。

以上、私のテンプレ生活でした♪

posted by まみ at 18:14| フリーランス生活 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする